Fonecta Connect: Google-yritysprofiilien vahvistaminen ja haltuunotto

2. Tarvitset Google-tilin tai Gmail-sähköpostin

Jotta voit luoda tai vahvistaa yrityksesi toimipisteelle Google-yritysprofiilin, sinulla pitää olla aktiivinen Google-tili tai Google-sähköposti (Gmail). Google-tuotteiden hallinnointi edellyttää Google-tiliä.

Uuden Google-tilin luonti

Jos sinulla ei ole vielä Google-tiliä, voit joko käyttää olemassa olevaa sähköpostiosoitettasi ja liittää siihen Google-tilin tai luoda uuden Gmail-sähköpostitilin tästä linkistä. Aloita valitsemalla Luo tili.

Lisäohjeita: https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=fi

3. Siirry Google-yritysprofiilin hallintapaneeliin

Kirjaudu Google-tililläsi osoitteessa Google-yritysprofiilin hallintapaneeliin ja napsauta ‘Ylläpidä’. Näin voit aloittaa Google-yritysprofiilin vahvistamisen.

Jos et ole varma, löytyykö yritykseltäsi Googlesta jo vahvistettu (eli jonkun ylläpitämä) tai vahvistamaton (automaattisesti luotu, ei kenenkään ylläpitämä) Google-yritysprofiili, voit edetä myös seuraavien ohjeiden avulla.

4. Etsi toimipisteesi tietoja

Kirjoita hakukenttään yrityksesi toimipisteen nimi, jotta näet onko samanniminen yritysprofiili jo olemassa Googlessa. Joskus tiedot saattavat löytyä esimerkiksi entisellä yritysnimellä, markkinointinimellä, osanimihaulla tai vanhalla osoitetiedolla.

1) Jos yrityksesi tietoja ei löydy

Jos yrityksen / toimipisteen nimeä ei ilmesty listaan, jatka osioon 5) uuden yritysprofiilin luominen.

2) Jos yrityksesi tiedot löytyvät

Jos Googlesta löytyy jo samannimiset tiedot, näet tämän hakupalkin alle ilmestyvässä listassa kirjoittaessasi. Mikäli ehdotus on oikea yrityksesi toimipaikkatieto, klikkaa nimeä.

Jos yritysprofiili on vahvistamaton, ohjaudut vahvistusprosessiin ja voit jatkaa osioon 6. Vahvista yrityksesi tiedot.

3) Jos yrityksesi tiedot on jo vahvistettu

Jos klikkaat hakulistauksessa näkyvää yrityksesi nimeä ja joku on jo vahvistanut aiemmin kyseisen Google-yritysprofiilin, et pääse etenemään tietojen vahvistuksessa. Kun tiedot on jo vahvistettu, päädyt näkymään ’Joku toinen saattaa ylläpitää tätä Yritysprofiilia’.

Näet tietojen hallinnoijan sähköpostin alusta kaksi ensimmäistä kirjainta ja sähköpostin päätteen, esimerkiksi ’gmail.com’. Jos tunnistat, että kyseessä on hallinnoimasi sähköpostiosoite, kirjaudu Googlen palveluun kyseisellä sähköpostilla ja siirry Fonecta Connect -palveluun linkittämään Google-yritysprofiili. Ohjeet linkitykseen.

Mikäli Google-profiili ei ole sellaisen Google-sähköpostin hallinnassa, johon itse pääset kirjautumaan, pyydä tietojen hallintaoikeutta eli pääsyoikeuden jakamista sähköpostillesi. Klikkaa ’Pyydä pääsyoikeutta’, niin ohjaudut hallintaoikeuksien pyytämisen lomakkeelle.

Jos pyydät yritysprofiilin hallintaoikeutta, saat Google-sähköpostiisi siitä viestin.

a) Jos pyyntösi hyväksytään tietojen nykyisen hallinnoijan toimesta, saat ilmoituksen sähköpostiisi, että olet nyt tietojen hallinnoija. Voit tämän jälkeen siirtyä linkittämään Google-yritysprofiilin Fonecta Connect -palvelussa. Ohjeet linkitykseen.

b) Jos pyyntösi hylätään, saat siitä Google-sähköpostiisi viestin, jossa on mahdollisesti viesti profiilin nykyiseltä ylläpitäjältä, miksi hylkäys on tehty. Mikäli hylkäys on aiheeton, voit tehdä valituksen samasta viestistä klikkaamalla ’Valita’’. Valituksen kautta voit vahvistaa tiedot yrityksesi haltuun Googlen ehdottamalla vahvistustavalla.

c) Jos pyyntöösi ei reagoida 4 päivän kuluessa, palaa alkuperäiseen sähköpostiin, jonka olet saanut Googlelta heti pyynnön tekemisen jälkeen. Klikkaa viestissä olevaa ’Näytä pyyntö’-nappia ja etene vahvistamaan yrityksesi tiedot Googlen ehdottamalla vahvistustavalla.

Muista linkitys: Hallintaoikeuden saamisen tai tietojen vahvistumisen jälkeen siirry Fonecta Connect -palvelun ’Päivitä yritystietoja’ osion kautta linkittämään Google-yritysprofiili.

6. Vahvista yrityksesi tiedot

Vahvista Google-yritysprofiili Googlen vahvistuskoodilla tai videolla. 

Vahvistusprosessillaan Google todentaa, että yrityksesi on todella olemassa. Google-yritysprofiiliisi lisäämäsi tiedot ja kuvat näkyvät vasta vahvistamisen jälkeen julkisesti Googlen haussa ja Maps-kartoissa.

Google voi antaa vahvistuksen vaihtoehdoiksi sähköpostin, puhelimen, postikortin ja videon. Tarjottuihin vahvistustapoihin vaikuttaa mm. ne tiedot, joita täytät profiilin luonnin yhteydessä. Valitse itsellesi sopivin vaihtoehto. Joskus Google antaa vain jonkin näistä vaihtoehdoista, ja silloin sitä on pakko käyttää. Ehdotettuja tapoja ei ole mahdollista vaihtaa.

1. Sähköpostilla vahvistaminen

Jos Google tarjoaa vaihtoehtoa vahvistaa yritystiedot sähköpostilla, tämä on usein helpoin vaihtoehto. Esimerkiksi, jos yrityksesi verkkosivut ovat domainilla ’fonecta.fi’, Google voi antaa lähettää sähköpostin osoitteeseen, joka on @fonecta.fi -päätteinen.

1. Valitse vaihtoehdoksi ‘Koodi sähköpostitse’ ja klikkaa Seuraava.
2. Lisää sähköpostisi alku tyhjään kenttään.

Huom. Joskus Google voi ehdottaa toimimatonta tai väärää sähköpostipäätettä. Et voi muuttaa tätä tietoa, joten palaa vahvistamaan yritysprofiili toisella Googlen tarjoamalla vaihtoehdolla. Jos muut vahvistustavat eivät käy, ole yhteydessä Googlen tukeen.

1. Kun vahvistuskoodi saapuu, kirjoita / näppäile se vahvistuskoodille tarkoitettuun kenttään mahdollisimman pian. Vahvistuskoodi on voimassa yleensä 3 päivää. Google ei hyväksy vahvistusnumeron kopiointia tallennusvaiheessa.

2. Puhelimella vahvistaminen

Jos Google tarjoaa yrityksellesi vahvistusta puhelimella, klikkaa ’Koodi puhelimitse’. Tarkista, mitä numeroa Google vahvistukseen käyttää!

1. Valitse vaihtoehdoksi ‘Koodi puhelimitse’ ja klikkaa Seuraava.
2. Valitse voiko Google lähettää vahvistuskoodin soittamalla vai tekstiviestillä.

Huom. Jos numero ei ole itselläsi käytössä vaan toisella yhteyshenkilöllä, tiedota häntä vahvistuskoodin saapumisesta ennen etenemistä. Jos yhteyshenkilö ei pääse vastaanottamaan vahvistuskoodia, kokeile toista vahvistustapaa tai ole Googlen tukeen yhteydessä.

a) Jos valitset tekstiviestin, vahvistuskoodi saapuu tekstiviestillä hetken kuluttua.

b) Jos valitset soiton, Googlen automaattinen puhelu soittaa numeroon hetken kuluttua. Ole valmiina kirjoittamaan 5-6 numeroa sisältävä vahvistuskoodi ylös. Valitse mahdollisuuksien mukaan kieleksi englanti, sillä suomenkielisten koodien lähettämisessä tapahtuu usein virhetilanteita.

Huom. Jos soittoa ei tule, soitto katkeaa kesken tai robotti luettelee liian lyhyen vahvistusnumeron, tilaa soitto uudestaan. Jos uudelleensoitot eivät auta, ole Googlen tukeen yhteydessä.

3. Tallenna vahvistuskoodi mahdollisimman pian siihen tarkoitettuun kenttään. Vahvistuskoodi on yleensä voimassa vain 15 minuuttia.

3. Postikortilla vahvistaminen

1. Valitse vaihtoehto ‘Koodi Postikortilla’ ja klikkaa Seuraava
2. Lisää vastaanottajan nimi. Et voi muuttaa osoitetta, johon posti lähtee. Klikkaa postikortin lähettämistä.
3. Postitse tilatulla vahvistuskoodilla kestää yleensä 2-4 viikkoa, kun se saapuu Googlelta. Googlen kirje voi näyttää hieman mainospostilta, mutta kuoressa lukee ’Google’.
4. Tallenna vahvistuskoodi yritysprofiilisi vahvistusosioon mahdollisimman pian, sillä vahvistuskoodi on voimassa vain 30 vrk.                                                                                     

4. Yritysvideolla vahvistaminen

Yritysvideolla vahvistamiseen tarvitset kameralla varustetun laitteen, jotta voit suorittaa videovahvistusprosessin. Videotodennuksella Google haluaa varmistaa, että yritys on todellinen ja täyttää Googlen sääntöjen mukaiset kriteerit.

Jos Yritysvideo on yritykselläsi ainoa vaihtoehto, eikä sinun ole mahdollista kuvata Googlen vaatimaa videota, ole yhteydessä Googlen tukeen.

 Vaihe 1: Suunnittele video
Suunnittele video etukäteen. Videon suosituspituus on n. 2 minuuttia (min. 30 sekuntia ja max. 5 minuuttia). Videota ei näytetä julkisesti. Video tulee kuvata juuri siinä toimipisteessä ja sijainnissa, johon olet Google-yritysprofiilia vahvistamassa.

Kuvaa video keskeytyksettä ilman muokkauksia ja esittele sillä seuraavat asiat:
– Sijaintisi. Kuvaa kylttejä, kadun nimeä viitassa tai lähellä olevia yrityksiä.
– Liiketoiminta tai laitteet. Esimerkkejä: myynnissä olevat tuotteet, brändätyt laitteet ja työkalut, joita käytät asiakkaiden palvelemiseen.
– Osoita, että sinulla on valtuudet edustaa yritystäsi kuvaamalla paikkoja, joihin vain työntekijöillä on pääsy. Esimerkkejä: kassa, keittiö, varastotila. Voit myös käyttää avaimia toimipaikan avaamiseen.

– Jos olet palvelualueellinen yritys ilman käyntiosoitetta, näytä videolla tärkeimmät työkalut, laitteet ja yrityksesi kulkuneuvot, joita käytät työssäsi.

Vaihe 2. Kuvaa ja lähetä video

Kirjaudu mobiililaitteella Google-tiliisi ja siirry Google-yritysprofiiliisi tietoihin.

Vinkki: Jos aloitat todennuksen tietokoneella, voit skannata mobiililaitteella QR-koodin.

– Valitse Yritysvideo-vaihtoehto ja klikkaa Seuraava.
– Napauta Aloita todennus –> Tallenna video.
– Valitse Aloita tallennus. Seuraa ohjeita ja kuvaa suunnittelemasi video.
– Napauta Lopeta tallennus ja Lataa video.

Vaihe 3: Odota videon tarkastusta
Kun olet ladannut videon, Google tarkistaa sen noin 5 vrk kuluessa ja hyväksyy tai hylkää sen.
* Jos yrityksesi todennetaan eli videosi on hyväksytty ja Google-yritysprofiilisi on vahvistettu, saat siitä ilmoituksen. Voit tämän jälkeen halutessasi poistaa videon.
* Jos videotodennus ei toimi, näkyviin tulee Aloita todennus ‐painike, josta voit valita toisen vahvistustavan. Ongelmatilanteissa ole yhteydessä Googlen tukeen.

Googlen YouTube-ohjevideoita ja vinkkejä yritysvideon kuvaamiseksi

Käyntiosoitteellinen toimipiste: https://www.youtube.com/watch?v=gXOKDkUotns

Palvelualueellinen toimipiste (ei käyntiosoitetta): https://www.youtube.com/watch?v=WJWNHwLWWkI

5. Videopuhelulla vahvistaminen

Videopuhelulla vahvistaessa Googlen englanninkielinen tukihenkilö keskustelee kanssasi livevideopuhelulla. Sinun tulee olla puhelun aikana yrityksesi sijainnissa ja olla valmiina esittelemään yritykseesi liittyviä laitteita, kulkuvälineitä, työkaluja, dokumentteja ja kylttejä. Googlen henkilö pyytää yleensä myös esittelemään yrityksesi käyntikorttia.

Jos tarvitset tukea englanninkieliseen puheluun, voit ottaa puheluun mukaan toisen yhteyshenkilön esittelyn tueksi.

Vaihe 1: Valmistaudu puheluun

• Varmista, että mobiililaitteesi voi liittyä livevideopuheluun. Googlen asiakaspalvelija auttaa sinua liittymään puheluun.
• Vahvista, että olet yrityksesi sijainnissa ja yrityksesi omistaja. Esimerkkejä:
  • Nykyinen sijaintisi: Näytä puhelussa ulkokylttejä, kuten kadun nimeä, lähellä olevia yrityksiä tai yritystäsi ympäröivä alue.
  • Yritykset ja laitteet: Kuvaa yrityksesi toimintaa. Esimerkkejä: myynnissä olevat tuotteet, brändätyt laitteet, työkalut, kulkuvälineet, joissa on yrityksesi logo.
  • Todiste omistajuudesta: Osoita, että sinulla on pääsy vain työntekijöille tarkoitettuihin kohteisiin tai alueisiin. Esimerkkejä: kassa, keittiö, varastotila tai ei-arkaluontoiset yritysasiakirjat. Voit myös käyttää avaimiasi toimipaikan avaamiseen.

Vinkki: Jos palvelussa on jonoa, voit ottaa yhteyttä Googlen tukeen. Googlen tuki vastaa yleensä 24 tunnin kuluessa ja saattaa pyytää sinulta lisätietoja.

Vaihe 2: Aloita tekstichat tuen kanssa millä tahansa laitteella

1. Kirjaudu Google-tiliisi ja kirjoita Yritykseni > Valitse yritysprofiili
2. Klikkaa Aloita vahvistus >   Videopuhelu >  Seuraava.
3. Valitse kieli.
4. Aloita tekstichat seuraavan vapaan asiakastukihenkilön kanssa klikkaamalla Aloita puhelu.

Vaihe 3: Esittele yrityksesi videopuhelun kautta

1. Kun olet valmis, asiakastukihenkilö auttaa sinua liittymään videopuheluun.
2. Esittele yrityksesi sijaintia ja omistajuutta laitteesi kameran avulla.

7. Tarkista Google-yritysprofiilin vahvistuminen

Kun Google-yritysprofiilisi on vahvistunut, se näkyy kirjautuneena Google-tililläsi Vahvistettu-tilaisena osoitteessa https://www.google.com/business/. Vasta tämän jälkeen luomasi Google-yritysprofiilin tiedot tai tekemäsi muutokset näkyvät julkisesti Googlen palvelussa.

Saat tarkistettua Google-yritysprofiilin myös hakemalla Googlesta ’Yritykseni’ ja klikkaamalla vahvistamaasi yritysprofiilin nimeä. Yritysprofiili on vahvistunut, jos näet toimipisteesi tietojen yhteydessä sinisen kilven.

Siirry nyt linkittämään Google-yritysprofiili osaksi Fonecta Connect -palvelua. Tarkemmat linkitysohjeet täällä.

Huom! Kun profiili on vahvistunut, älä päivitä toimipisteesi tietoja Google-yritysprofiiliin heti vahvistumisen jälkeen. Tämä aiheuttaa usein sen, että Google vaatii profiilin uudelleenvahvistumista mm. videolla. Linkitä Google-yritysprofiili Fonecta Connect -palvelussa ja tee muutoksia vasta Fonecta Connectin kautta.

Jos Google-profiilissa on puutteellista tietoa ja Fonecta Connectissa  jo oikeat tiedot, Fonecta hoitaa tietojen yhtenäistämisen linkityksen jälkeen.

Muita Google-yritysprofiilin tiloja ovat:

Vahvistus vaaditaan (Asiakkaat eivät voi nähdä yritystietojasi. Todenna yrityksesi, jotta asiakkaat löytävät sinut Googlesta) = Vahvistusta ei ole vielä aloitettu tai se on kesken.

Koodia pyydetty = Kun olet pyytänyt koodia ja sitä ei ole vielä tallennettu

Käsitellään = Kun olet todentanut yritysprofiilisi esim. vahvistuskoodilla tai videolla, mutta vahvistus on vielä Googlella käsittelyssä

Kopio (Tällä yrityksellä on jo profiili Googlessa) = Google-yritysprofiili on jollain toisella hallussa ja sinun tulee pyytää tämän profiilin käyttöoikeutta Googlen kautta.

Jäädytetty (Käyttöoikeutesi on jäädytetty) = Google-yritysprofiilisi rikkoo Googlen sääntöjä tai kyseessä on tekninen selvitystila. Ole yhteydessä Fonectaan.

8. Linkitä Google-yritysprofiili Fonecta Connect -palveluun

Kun yritysprofiilisi on vahvistettu ja hallussasi, linkitä se seuraavaksi osaksi Fonecta Connect -palvelun ”Päivitä yritystietoja” -osion kautta. Tarkemmat ohjeet täällä.

Huomioitavaa ennen linkitystä!

Kun olet linkittänyt Google-yritysprofiilin osaksi Fonecta Connect -palvelua, älä muuta toimipisteesi tietoja yritysprofiiliin enää suoraan Googlen hallintapaneelin kautta. Tämä aiheuttaa yleensä yritysprofiilin uudelleenvahvistamisen mm. videolla tai Fonecta Connectissa olevat tiedot yliajavat tekemäsi muutokset.

Päivitä linkityksen jälkeen toimipisteesi nimi, osoite, puhelinnumero, aukioloajat, kuvausteksti ym. jatkossa Fonecta Connect -palvelun kautta, jolloin nämä tiedot päivittyvät myös kaikkiin muihin Fonecta Connectiin kuuluviin digipalveluihin samalla kertaa.

9. Ongelmatilanteet

K. En saa vahvistettua Google-yritysprofiilia. Mitä teen?

V. Jos et saa vahvistettua Google-yritysprofiiliasi tai toimittamiesi vahvistustodisteita (vahvistuskoodi, video tms.) ei hyväksytä, ota Googlen tukeen yhteyttä vahvistustilatyökalun kautta.

K. Joku toinen hallinnoi Google-yritysprofiiliani, mitä teen?

V. Tee Google-yritysprofiiliin omistajuuspyyntö. Katso tarkemmat ohjeet osiosta 'Jos yrityksesi tiedot on jo vahvistettu'.

 K. Google tarjoaa vahvistamiseen vain videota, mutta en saa kuvattua sitä.

V. Jos olet yrittänyt jo kuvata Googlelle videon vahvistamista varten, katso sähköpostiisi tullut Googlen hylkäysviesti, miten uusi video tulee kuvata annetuin ohjein. Jos et saa kuvattua videota ollenkaan, eikä Google tarjoa muuta vaihtoehtoa, voit yrittää laittaa Googlen tukeen viestiä ja selventää, miksi videon kuvaaminen ei ole mahdollista. Tarkemmat ohjeen Googlen tukitiimin yhteydenottoon täällä. 

K. Minulla on muu ongelma koskien Google-yritysprofiilia

V. Jos sinulla on Google-yritysprofiilin kanssa muita ongelma, kuten tietojen jäätyminen, kopioksi meneminen tai tiedot vaativat uudelleenvahvistamista, ole yhteydessä Fonectaan. Tarvittaessa autamme sinua eteenpäin tai kuinka voit selvittää asiaa Googlen tukitiimin kanssa. 

Ole Fonectaan yhteydessä, niin katsotaan tapauskohtaiset toimenpiteet. Toimitathan mahdollisia kuvankaappauksia virhetilanteiden tai muiden selvitysten avuksi.

Jos asia vaatii selvitystä Google-tuen kanssa, ole yhteydessä Googlen tukitiimiin lomakkeen kautta. Siirry lomakkeelle kirjautuneena Google-tiliin, jolla hallinnoit Google-yritysprofiiliasi.

1. Valitse ensin hallinnoimasi Google-yritysprofiili, johon tarvitset apua osioon ” Minkä yrityksen kanssa tarvitset apua?”
2. Kerro lyhyesti ja selkeillä avainsanoilla, mihin tarvitset apua (max. 100 merkkiä)
3. Valitse sopivin Googlen ehdottama kuvaus ongelmaan. Jos mikään aiheista ei sovi, klikkaa ’Muu’.
4. Klikkaa ’Seuraava vaihe’
5. Google ehdottaa seuraavaksi aiheeseen liittyviä ohjelinkkejä. Tutustu ohjeisiin ja toimi niiden mukaisesti, jos ne sopivat tilanteeseesi, Mikäli ohjeet eivät auta, lähetä Googlelle viesti klikkaamalla ’Sähköposti’.
6. Valitse seuraavaksi aihe, joka sopii parhaiten tilanteeseesi. Jos mikään aihe ei sovi listasta, valitse ”Tarvitsen tukea johonkin muuhun asiaan”.
7. Toimi Googlen antamien ohjeiden mukaisesti ja täytä Googlen eri aiheisiin vaatimat tiedot.

• Jos kirjoitat avoimeen kenttään viestin, ota viesti talteen. Voit tarvita sitä vielä myöhemmin, jos sinun tulee lähettää sama sisältö uudestaan sähköpostilla.

1. Klikkaa lopuksi ”Lähetä”.
2. Google lähettää sinulle vastauksen sähköpostiin piakkoin. Reagoi Googlen viestiin tukitiimin viestin mukaisesti.
   • Usein tukipyyntö pitää lähettää kahteen kertaan. Esimerkiksi jos tarvitset apua yritysprofiilin vahvistamiseen, voit saada Googlelta automaattivastauksen, jossa kehotetaan ensin vahvistamaan yritysprofiili, jotta voivat auttaa ongelmassa. Google voi myös vastata, ettei ymmärrä tukipyyntöösi kirjoittamaa ongelmaa, jolloin vastauksessa lukee usein: ”Thank you for contacting us about your Business Profile on Google. From the info you shared, we’re not sure of your exact issue, but here are solutions to the most common issues”. Vastaa tällaisiin viesteihin alkuperäisellä tukipyyntölomakkeen viestilläsi, jolloin saat yleensä ihmiseltä vastauksen automaattiviestin sijaan.
   • Jos Google pyytää sinua lähettämään ’business licensen’, voit toimittaa Googlelle YTJ-linkin yrityksesi profiilisivusta. Voit myös ottaa tulostusnäkymän YTJ:n englanninkielisestä näkymästä ja lähettää sen.
   • Joskus jos Googlen tuki ei ymmärrä ongelmaasi tai vastaa eri asiaan, kannattaa kokeilla ilmaista sama asia eri tavoin tai eri termejä käyttäen.